Que faire quand un changement impacte plus de 3 fonctions dans votre organisation ?
Dans toute démarche de changement au sein d'une organisation, l'analyse et l’anticipation des impacts sont essentielles pour réussir une transformation, notamment en terme de réorganisation. Un outil permet de cerner les différentes fonctions de l'entreprise touchées par un changement envisagé : c’est la grille des 8F. Mais que faire lorsque cette analyse des 8F révèle que plus de trois de fonctions sont impactées ?
Nous abordons dans cet article l’utilité de procéder alors à une «dissociation fonctionnelle » du changement.
Pour rappel, la grille des 8F se décline comme ceci :
Fonction d’orientation
Fonction d’évaluation
Fonction d’organisation
Fonction de coordination
Fonction de régulation
Fonction de contrôle
Fonction d’information
Fonction de production
Le risque de confusion fonctionnelle
Lorsqu'une modification structurelle ou organisationnelle affecte plus de trois fonctions, les défis se multiplient. Si quatre, cinq, voire six fonctions sur les huit sont touchées, cela peut en outre provoquer des syndromes de crainte d’impossibilité parmi les équipes et même parmi les managers. Cette situation peut également rendre difficile la compréhension globale des enjeux, tant pour les collaborateurs que pour les décideurs. Les risques sont, outre l’échec de l’implantation, de sous-estimer les impacts, de mal évaluer les délais nécessaires et de manquer de clarté sur les opérations à mener.
Dissocier les fonctions
Dans un tel contexte, la dissociation fonctionnelle peut s'avérer être une stratégie judicieuse. Plutôt que de planifier le changement sur toutes les fonctions, nous allons procéder par sous-groupe de fonctions. Prenons un exemple : vous voulez remplacer un logiciel intégré de type ERP, vous pourriez commencer par les fonctions orientation et évaluation avant même l’implantation. Il s’agirait de réfléchir aux enjeux futurs avant même de choisir la solution. En travaillant dans un deuxième temps, les fonctions production et information, où vous pourriez alors dans un deuxième temps former et mettre en œuvre Le nouvel ERP dans les opérations quotidiennes. Enfin, la fonction contrôle permettrait de vérifier la bonne application des nouvelles méthodes.
Le découpage fonctionnel permet donc d’aborder le changement de manière plus séquentielle, avec des d’interactions fonctionnelles plus courtes et donc moins d’interférences multifonctionnelles incertaines.
Quelques conseils de dissociation
Pour les changements liés à une stratégie ou au lancement de nouveaux produits par exemple, il convient de commencer par les fonctions supérieures de la grille de 8F. Soit d’abord inscrire le changement dans une tendance (orientation) et faire évoluer les modes d’évaluation (indicateurs).
Dans le cas de changements venant du terrain (amélioration continue, optimisation de l’existant avec les équipes) on privilégiera avant tout les 2 ou 3 fonctions socles que sont la production, l’information et le mode de contrôle de conformité afin d’assurer de la visibilité pour les équipes dans ce changement fonctionnel.
Enfin dans le cas de changements suite à des incidents ou des non-conformités, on ciblera les fonctions centrales en assurant tout d’abord un effort dans la coordination entre les parties prenantes qui doivent réagir souvent rapidement (comité de pilotage), la régulation (apports de chacun) et le contrôle final de retour à la conformité.
Bien sûr, la dissociation allonge le temps d’implantation, mais elle offre une feuille de route claire pour les équipes, tout en permettant aux décideurs de mieux maîtriser l’ensemble du processus.
En conclusion
La dissociation fonctionnelle ou découpage par groupes de fonctions répond à plusieurs besoins : elle permet une meilleure gestion des priorités, une répartition plus claire des responsabilités et une réduction du stress pour les équipes.
La dissociation fonctionnelle dans un dispositif de changement est donc non seulement une approche pragmatique, mais c’est surtout un levier pour assurer la réussite de votre changement.
Contribution : Charles-Henri RUSSON & Pierre BUFFERNE, Collège Polytechnique International. 2024. www.polytechnique.education
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